Khi Microsoft lần đầu tiên giới thiệu ribbon cho Office Suite, nó gây ra khá nhiều chia rẽ giữa những người dành cả ngày để sử dụng phần mềm năng suất. Một số người yêu thích nó và những người khác thích hệ thống menu cổ điển khá cũ như chính giao diện người dùng đồ họa.
Cuối cùng, dải băng đã chiến thắng trong cuộc chiến và dường như nó sẽ ở lại đây. May mắn thay, ngay cả khi bạn không phải là người hâm mộ, bạn thực sự có thể tùy chỉnh ribbon Microsoft Office để phù hợp hơn với quy trình làm việc và nhu cầu của mình.
Nội dung bài viết:
Phiên bản nào chúng tôi đang sử dụng
Chúng tôi đang sử dụng Office 365 như một phần của Microsoft 365. Điều này có nghĩa là phiên bản mà các hướng dẫn này dựa trên là phiên bản Office mới nhất tại thời điểm viết bài. Sẽ có một số khác biệt (nếu có) về cách hoạt động của tùy chỉnh ribbon, vì tất cả các phiên bản Office hiện nay về cơ bản là thống nhất.
Tuy nhiên, có một ngoại lệ chính cho điều này. Phiên bản Office Live của dịch vụ không cung cấp tùy chỉnh ribbons hoặc thực tế là bất kỳ ribbons nào. Giống như các ứng dụng web Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày của Google, Office Live là một phiên bản cắt giảm của các ứng dụng dành cho máy tính để bàn. Vì vậy, các hướng dẫn và thông tin bên dưới chỉ áp dụng cho các phiên bản Microsoft Office trên máy tính để bàn hiện tại.
Cách Ribbons hoạt động nói chung
Ribbons được dùng để tổ chức các chức năng phần mềm theo kiểu chung của chúng. Vì vậy, các hàm thường được sử dụng kết hợp với nhau đều dùng chung một dải băng. Trong một ứng dụng như Microsoft Word, bạn sẽ thấy một dải băng để thiết kế, layout, tham khảo học thuật và như vậy.
Theo mặc định, Microsoft đã làm rất tốt việc cung cấp các dải băng và các chức năng của dải băng sẽ làm hài lòng hầu hết mọi người. Nếu bạn chỉ làm các bảng tính cơ bản hoặc viết bài luận không thường xuyên, có rất ít lý do để sửa chữa những gì không bị hỏng.
Tuy nhiên, nếu bạn đang thực hiện các nhóm công việc cụ thể, giống nhau hàng ngày, bạn có thể tăng tốc quy trình làm việc của mình bằng cách điều chỉnh chính xác dải băng Microsoft Office nào trong tầm tay bạn.
Ribbons được chia nhỏ thành các nhóm lệnh liên quan. Ví dụ: dải băng Trang chủ có một nhóm có tên là “Phông chữ”. Điều này có các lệnh liên quan đến định dạng phông chữ tất cả ở một nơi.
Do đó, việc tùy chỉnh dải băng Microsoft Office có hai dạng chính:
- Thêm và xóa toàn bộ dải ribbon.
- Tùy chỉnh các nhóm và lệnh xuất hiện trên một dải băng nhất định.
Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách thực hiện cả hai trong Microsoft Office một cách dễ dàng, bắt đầu với cách thêm hoặc xóa toàn bộ dải băng.
Cách thêm hoặc xóa toàn bộ tab Ribbons trong Microsoft Office
Theo mặc định, Office không đặt tất cả các dải có trong mỗi ứng dụng trên màn hình của bạn. Trên thực tế, có toàn bộ các tab dải băng mà bạn có thể không biết chỉ cần một vài cú nhấp chuột.
Để truy cập giao diện tùy chỉnh ribbons, tất cả những gì bạn phải làm là nhấp chuột phải vào bất kỳ phần trống nào của ribbon rồi chọn Customize the Ribbon. Bạn sẽ thấy cửa sổ này:
Ở đây bạn sẽ thấy hai columns. Ở bên trái, chúng ta có các lệnh có thể được thêm vào các tab và nhóm ribbon.
Những điều này không có liên quan ngay bây giờ, vì vậy hãy chuyển sự chú ý của chúng tôi đến cột bên phải bên dưới Customize the Ribbon.
Có thể sử dụng trình đơn thả xuống bên dưới tên của cột này để xem tất cả các tab, chỉ các tab chính hoặc chỉ các tab công cụ. Bây giờ, hãy cứ để nó trên Main Tabs. Như bạn có thể thấy, có một mục nhập cho mỗi tab mà bạn có thể thấy trên màn hình chính của ứng dụng Office mà bạn đang sử dụng.
Ở đây chúng tôi đang sử dụng Word, vì vậy một ví dụ điển hình là Review chuyển hướng. Nếu bạn bỏ chọn hộp bên trái của mục nhập và sau đó chọn OK, dải băng xem lại sẽ biến mất khỏi cửa sổ chính của Word.
Hãy tiếp tục và chọn hoặc bỏ chọn bất kỳ hộp nào bạn muốn. Sau đó chọn OK khi hoàn tất và ứng dụng của bạn sẽ chỉ có các tab bạn thực sự cần.
Cách tùy chỉnh các tab ruy-băng riêng lẻ
Bây giờ bạn đã biết cách xóa các tab, đã đến lúc đi sâu vào nội dung của từng tab riêng lẻ. Đầu tiên, nhấp chuột phải vào bất kỳ phần trống nào của dải băng rồi chọn Customize the Ribbon.
Bây giờ, hãy chọn một tab để tùy chỉnh. Trong trường hợp này, tab đó sẽ là Home. Chọn dấu cộng nhỏ ở bên trái Home. Điều đó sẽ mở rộng danh sách các nhóm trong tab đó.
Bây giờ hãy chọn một nhóm. Trong trường hợp này, chúng tôi đang chọn Clipboard. Sau khi được chọn, hãy chọn Remove nút giữa hai columns. Clipboard sẽ bị xóa khỏi tab Home.
Bạn cũng có thể thêm nhóm vào các tab. Trước tiên hãy đảm bảo Chọn lệnh từ menu thả xuống được đặt thành Main Tabs. Điều này là tùy chọn, nhưng nó giúp bạn dễ dàng tìm ra nhóm và lệnh nào thuộc về đâu.
Hãy mở rộng Draw trong cột bên trái. Lựa chọn Drawing Tools sau đó chọn Add.
Công cụ Vẽ hiện đã được thêm vào Tab Trang chủ.
Cũng có thể thêm các lệnh riêng lẻ, nhưng chúng sẽ phải được thêm vào các nhóm tùy chỉnh, vì vậy hãy xem cách chúng được tạo tiếp theo.
Thêm tab & nhóm tùy chỉnh
Tùy chỉnh cơ bản cuối cùng mà chúng tôi sẽ làm là tạo tab và nhóm tùy chỉnh. Quay lại Customize Ribbon Window.
Bây giờ chọn New Tab. Bạn sẽ thấy một tab mới xuất hiện với một nhóm mới bên dưới nó.
Lựa chọn Rename để đặt tên tùy chỉnh cho tab và nhóm của bạn.
Bây giờ bạn có thể sử dụng các hướng dẫn trong các phần trên để thêm nhóm vào tab này. Tất nhiên, bạn cũng có thể thêm các nhóm tùy chỉnh vào các tab hiện có. Bạn cũng có thể thêm các lệnh riêng lẻ vào các nhóm tùy chỉnh của mình từ cột bên trái của các lệnh được liệt kê.
Bằng cách này, bạn sẽ xây dựng một giao diện hoàn toàn tùy chỉnh cho ứng dụng Office mà bạn lựa chọn.
Nhập & xuất Tùy chỉnh ruy-băng
Sẽ khá là xui xẻo nếu bạn đã dành một thời gian dài để tinh chỉnh ruy-băng của mình một cách hoàn hảo chỉ để mất những cài đặt đó. Cho dù đó là lỗi ổ cứng, sở hữu nhiều máy tính hoặc mua một máy tính mới, bạn có thể xuất và nhập các tùy chỉnh của mình một cách dễ dàng.
Trên cửa sổ Customize the Ribbon, chọn Import/Export thả xuống và lưu tùy chỉnh hiện tại của bạn hoặc tải tùy chỉnh đã lưu trước đó.
Nó là dễ dàng như vậy.
Đặt lại các tùy chỉnh của bạn
Thật tuyệt vời khi bạn có thể thay đổi mọi khía cạnh của dải băng Office, nhưng cũng hơi quá dễ dàng để làm mọi thứ rối tung lên. Tin tốt là việc lấy lại các tùy chỉnh mặc định của bạn rất dễ dàng. Nếu bạn có tầm nhìn xa để lưu cấu hình của mình, thì bạn chỉ cần tải lại tệp tùy chỉnh đó.
Mặt khác, nếu bạn chỉ muốn quay lại cách mọi thứ ban đầu, hãy chọn menu thả xuống đặt lại trong cửa sổ tùy chỉnh. Sau đó, chọn chỉ đặt lại tab đã chọn hoặc tất cả chúng.
Bây giờ bạn đã biết tất cả những điều cơ bản về tùy chỉnh ribbon của Microsoft Office. Hãy ra ngoài và biến nó thành của riêng bạn.
